ALUR PROSES EKSPOR IMPOR

         A.     Alur Prosedur Ekspor Impor

Kegiatan ekspor barang merupakan sistem perdagangan yang memungkinkan seseorang mengadakan trading lintas negara. Saat ini pemerintah berupaya meningkatkan devisa dengan menggenjot arus Ekspor barang. Prosedur ekspor sebenarnya lebih mudah daripada kegiatan prosedur impor karena saat ini lebih banyak aturan yang mengatur tentang impor daripada tentang ekspor, terutama untuk masalah pembayaran pajak.

1.       Alur Prosedur Ekspor

Alur barang ekspor :

1.      Eksportir dan Importir mengadakan negosiasi. Apabila terjadi kesepakatan dibuat kontrak dagang (sales contratct).  

2. Importir mengajukan permohonan pembukaan L/C kepada Opening Bank di Luar Negeri.  
3. Opening Bank meneruskan L/C kepada Eksportir melalui Correspondent Bank / Receiving Bank di Indonesia.  
4. Correpondent / Receiving Bank meneruskan / memberitahukan L/C kepada Eksportir.
5. Eksportir melakukan produksi dan penyiapan barang ekspor.  
6. Eksportir menghubungi maskapai pelayaran/penerbangan untuk pelaksanaan pengiriman barang.  
7. Apabila barang sudah siap ekspor, dan ada kepastian jadwal pengapalan, Eksportir mendaftarkan Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) / di Bea & Cukai di pelabuhan muat (port of loading). Pihak Bea & Cukai akan mem-fiat muat PEB untuk pemuatan ke atas kapal.  
8. Kegiatan pemuatan barang ke kapal. Apabila diwajibkan oleh Importir barang ekspor harus disertai SKA, maka Eksportir mengurus dokumen Surat Keterangan Asal / SKA (Certificate of Origin) pada Instansi Penerbit SKA dengan melampirkan dokumen-dokumen: foto copy PEB yang telah di fiat muat Bea dan Cukai danfoto copy B/L.  
9. Eksportir melakukan negosiasi L/C kepada Correspondent / Receiving Bank, dengan membawa B/L negotiable, PEB yang difiat muat Bea & Cukai serta dokumen-dokumen lain yang disyaratkan dalam L/C.  
10. Correpondent / Receiving Bank mengirim dokumen-dokumen tersebut pada butir 8 dan melakukan penagihan L/C kepada Opening Bank di Luar Negeri.  
11. Opening Bank menyerahkan dokumen tersebut pada butir 8 kepada Importir untuk keperluan pengurusan pengeluaran barang dari pelabuhan serta penyelesaian kewajiban / tagihan oleh Importir. 
12. Importir melaksanakan pengeluaran barang dari pelabuhan.

2.       Alur Prosedur Impor

Perusahaan yang diijinkan untuk melakukan importasi barang hanyalah perusahaan yang mempunyai Nomor Identitas Kepabeanan (NIK) atau Nomor Registrasi Importir (SPR). Bila sebuah Perusahaan ingin mendapatkan fasilitas ijin impor, maka perusahaan tersebut terlebih dahulu harus mengajukan permohonan ke Direktorat Jendral Bea dan Cukai untuk mendapatkan NIK/ SPR. Adapun Perusahaan yang belum mempunyai NIK/ SPR maka hanya diijinkan melakukan importasi sekali saja.

Persyaratan tambahan yang juga harus dipenuhi sebelum perusahaan melakukan importasi adalah harus mempunyai Angka Pengenal Impor (API) yang dikeluarkan oleh Kementerian Perdagangan. Apabila perusahaan belum mepunyai API dan berniat melakukan importasi harus terlebih dahulu mendapatkan persetujuan impor tanpa API.

Berikut ini diagram dari prosedur impor di Indonesia :

Adapun penjelasan prosedur umum proses impor di Indonesia adalah sebagai berikut :

1. Importir mencari supplier barang sesuai dengan yang akan diimpor.
2. Setelah terjadi kesepakatan harga, importir membuka L/C di bank devisa dengan melampirkan PO mengenai barang-barang yang mau diimpor; kemudian antar Bank ke Bank Luar Negeri untuk menghubungi Supplier dan terjadi perjanjian sesuai dengan perjanjian isi L/C yang disepakati kedua belah pihak.
3. Barang–barang dari Supplier siap untuk dikirim ke pelabuhan pemuatan untuk diajukan.
4. Supplier mengirim faks ke Importer document B/L, Inv, Packing List dan beberapa dokumen lain jika disyaratkan (Serifikat karantina, Form E, Form D, dsb)
5. Original dokumen dikirim via Bank / original kedua ke importir
6. Pembuatan/ pengisian dokumen PIB (Pengajuan Impor Barang). Jika importir mempunyai Modul PIB dan EDI System sendiri maka importir bisa melakukan penginputan dan pengiriman PIB sendiri. Akan tetapi jika tidak mempunyai maka bisa menghubungi pihak PPJK (Pengusaha Pengurusan Jasa Kepabeanan) untuk proses input dan pengiriman PIB nya.
7. Dari PIB yang telah dibuat, akan diketahui berapa Bea masuk, PPH dan pajak yang lain yang akan dibayar. Selain itu Importir juga harus mencantumkan dokumen kelengkapan yang diperlukan di dalam PIB.
8. Importir membayar ke bank devisa sebesar pajak yang akan dibayar ditambah biaya PNBP
9. Bank melakukan pengiriman data ke Sistem Komputer Pelayanan (SKP) Bea dan Cukai secara online melalui media Pertukaran Data Elektronik (PDE)
10. Importir mengirimkan data Pemberitahuan Impor Barang (PIB) ke Sistem Komputer Pelayanan (SKP) Bea dan Cukai secara online melalui media Pertukaran Data Elektronik (PDE)
11. Data PIB terlebih dahulu akan diproses di Portal Indonesia National Single Window (INSW) untuk proses validasi kebenaran pengisian dokumen PIB dan proses verifikasi perijinan (Analizing Point) terkait Lartas.
12. Jika ada kesalahan maka PIB akan direject dan importir harus melakukan pembetulan PIB dan mengirimkan ulang kembali data PIB
13. Setelah proses di portal INSW selesai maka data PIB secara otomatis akan dikirim ke Sistem Komputer Pelayanan (SKP) Bea dan Cukai.
14. Kembali dokumen PIB akan dilakukan validasi kebenaran pengisian dokumen PIB dan Analizing Point di SKP
15. Jika data benar akan dibuat penjaluran
16. Jika PIB terkena jalur hijau maka akan langsung keluar Surat Persetujuan Pengeluaran Barang (SPPB)
17. Jika PIB terkena jalur merah maka akan dilakukan proses cek fisik terhadap barang impor oleh petugas Bea dan Cukai. Jika hasilnya benar maka akan keluar SPPB dan jika tidak benar maka akan dikenakan sanksi sesuai undang-undang yang berlaku.
18. Setelah SPPB keluar, importir akan mendapatkan respon dan melakukan pencetakan SPPB melalui modul PIB
19. Barang bisa dikeluarkan dari pelabuhan dengan mencantumkan dokumen asli dan SPPB

3.            Alur Pembayaran Dalam Kegiatan Ekspor Impor

 

Prosedur Transaksi Ekspor Impor Menggunakan L/C

prosedur umum pelaksana­an transaksi ekspor-impor dengan L/C, sebagai berikut:

1. Importir mengajukan permohonan kepada bank pembuka L/C (issuing/opening bank), untuk membuka L/C yang ditujukan kepada eksportir (catatan: se­belumnya telah ada "Sales Contract" antara importir dan eksportir).
2. Bank Pembuka L/C yang bersangkutan membuka L/C tersebut kepada bank koresponden di tempat eksportir (advising bank).
3. Advising bank meneruskan L/C tersebut kepada eksportir.
4. Eksportir menyiapkan dan mengapalkan barang-barang yang akan dikirimkan kepada importir (account party/buyer).
5. Atas pemuatan barang-barang di kapal, eksportir menerima dokumen pe­ngapalan B/L dari maskapai pelayaran. Khusus di Indonesia B/L lazim disyarat­kan dikirim Maskapai Pelayaran melalui advising bank.
6. Dokumen-dokumen pengapalan serta wesel kemudian diserahkan oleh ekspor­tir kepada advising bank yang meminta bertindak sebagai "negotiating bank" (bank yang menegosiasi wesel). Yang menjadi negotiating bank ini boleh juga bank lain, tergantung keinginan eksportir.
7. Advising bank atau negotiating bank menegosiasi (membeli) wesel yang diaju­kan eksportir tersebut.
8. Selanjutnya dokumen-dokumen pengapalan dikirimkan oleh negotiating bank kepada issuing bank untuk mendapat ganti pembayaran (reimbursement).
9. Issuing bank memeriksa dokumen-dokumen tersebut apakah sesuai dengan syarat-syarat L/C dan bila "ya", kemudian meminta importir menebusnya de­ngan cara pembayaran yang disyaratkan dalam L/C, pembayaran pada saat pe­ngajuan dokumen (at sight) atau berjangka (usance).
10. Importir membayar atau meminta "issuing bank" untuk mendebit rekening­nya pada bank tersebut.
11. Issuing bank kemudian me-reimburse negotiating bank dengan mengkredit rekening negotiating bank pada issuing bank, kalau ada, atau bila tidak, pada bank ketiga yang ditunjuk.

Empat Tahapan Utama Dalam Ekspor Impor (Menggunakan L/C)

1.    Sales Contract Process

Sales contract adalah dokumen/surat persetujuan antara penjual dan pembeli yang merupakan follow-up dari purchase order yang diminta importer. Isinya mengenai syarat-syarat pembayaran barang yang akan dijual, seperti harga, mutu, jumlah, cara pengangkutan, pembayaran asuransi dan sebagainya. Kontrak ini merupakan dasar bagi pembeli untuk mengisi aplikasi pembukaan L/C kepada Bank.

a.         Promosi

Kegiatan promosi komoditas yang akan diekspor melalui media promosi seperti iklan di media elektronik, majalah, Koran, pameran dagang atau melalui badan/lembaga yang berhubungan dengan kegiatan promosi ekspor seperti Ditjen PEN, Kamar Dagang dan Industri, Atase perdagangan dan lain sebagainya.

b.    Inquiry

Pengiriman surat permintaan suatu komoditas tertentu oleh Importir kepada eksportir (letter of inquiry). Biasanya berisi deskripsi barang, mutu, harga dan waktu pengiriman

c.    Offer Sheet

Permintaan Importir akan ditanggapi melalui offer sheet yang dikirimkan eksportir. Offer sheet ini berisikan keterangan sesuai permintaan Importir mengenai deskripsi barang, mutu, harga dan waktu pengiriman. Selain itu pada offer sheet ini biasanya ditambahkan tentang ketentuan pembayaran dan pengiriman sample/brochure

d.        Order Sheet

Setelah mendapatkan penawaran dari eksportir dan mempelajarinya, jika setuju maka Importir akan mengirimkan surat pesanan dalam bentuk order sheet (purchase order) kepada eksportir

e.         Sale’s Contract

Sesuai dengan data dari order sheet maka selanjutnya eksportir akan menyiapkan surat kontrak jual beli (sale’s contract) yang ditambah dengan keterangan force majeur clause  dan inspection clause. Sales contract ini ditandatangani oleh eksportir dan dikirimkan sebanyak dua rangkap kepada Importir

f.          Sale’s Confirmation

Sales contract akan dipelajari oleh Importir, apabila Importir setuju maka sales contract tersebut akan ditandatangi oleh Importir untuk kemudian dikembalikan kepada eksportir sebagai sales confirmation. Sedangkan satu copy lain dari sales contract ini akan disimpan oleh Importir

1.      L/C Opening Process

Letter of credit  (L/C) adalah Jaminan dari bank penerbit kepada eksportir sesuai dengan instruksi dari importer untuk melakukan pembayaran sejumlah tertentu dengan jangka waktu tertentu atas dasar penyerahan dokumen yang diminta importer

Proses pembukaan L/C tersebut adalah sebagai berikut:

1. Importir akan meminta Opening Bank (Bank Devisa) untuk membuka Letter of Credit sebagai jaminan dan dana yanga akan digunakan untuk melakukan pembayaran kepada Eksportir sesuai dengan kesepakatan pada sales contract. L/C yang dibuka adalah untuk dan atas nama eksportir atau orang atau badan lain yang ditunjuk eksportir sesuai dengan syarat pembayaran pada sales contract
2. Opening bank akan melakukan pembukaan L/C melalui bank korespondennya di Negara Eksportir, dalam hal ini adalah advising Bank. Proses pembukaan L/C ini dilakukan melalui media elektronik, sedangkan penegasan dalam bentuk tertulisnya akan dituangkan dalam L/C confirmation yang diteruskan dari opening Bank kepada advising Bank untuk disampaikan kepada Eksportir
3. Advising Bank akan memeriksa keabsahan pembukaan L/C dari opening Bank, dan apabila sesuai advising Bank akan mengirimkan surat pengantar (L/C advice) kepada Eksportir yang berhak menerima. Jika advising Bank diminta juga oleh opening Bank untuk menjamin pembayaran atas L/C tersebut, maka advising Bank disebut juga sebagai confirming Bank

3. Cargo Shipment Process

Output penting dari proses ini adalah dokumen pengapalan yang merupakan bukti bahwa eksportir telah mengirimkan barang yang dipesan Importir sesuai dengan persyaratan yang tercantum dalam L/C.

Tahapan cargo shipment process adalah sebagai berikut:

1. Eksportir akan menerima L/C advice sebagai acuan untuk mengirimkan barang dan saat ini eksportir akan melakukan shipment booking kepada shipping company sesuai dengan term yang disebutkan dalam sales contract. Setelah itu eksportir harus mengurus kewajiban Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) di Bea Cukai di pelabuhan muat. Serta hal lain seperti pembayaran pajak ekspor (PE) dan Pajak Ekspor Tambahan (PET) di advising Bank
2. Shipping Company akan memuat barang dan menyerahkan bukti penerimaan barang, kontrak angkutan, bukti kepemilikan barang (bill of lading) serta dokumen pengapalan lainnya jika ada kepada eksportir, kemudian eksportir akan mengirimkannya kepada advising Bank untuk dikirimkan ke opening Bank
3. Shipping Company akan mengangkut barang tersebut ke pelabuhan tujuan yang disebutkan dalam Bill of Lading (B/L)
4. Importir akan menerima dokumen pengapalan jika kewajiban pembayaran kepada opening Bank sudah dilakukan. Selanjutnya dokumen pengapalan ini digunakan untuk mengurus import clearance dengan pihak bea cukai di pelabuhan dan untuk mengambil muatan di shipping Company yang memuat barang yang dipesan
5. Shipping Agent akan menyerahkan barang kepada Importir jika biaya jasa shipping agent telah dilunasi

4. Shipping Document Negotiation Process

Proses ini adalah proses penguangan dokumen pengapalan bagi eksportir dan merupakan proses untuk claim barang yang telah dibayar bagi Importir

1. Setelah menerima B/L dari shipping Company, Eksportir akan menyiapkan semua keperluan dokumen lain yang diisyaratkan dalam L/C seperti Invoice, packing list, sertifikasi mutu, Surat Keterangan Negara Asal (SKA) dan lain sebagainya. Semua dokumen tersebut akan diserahkan kepada negotiating Bank, dalam hal ini advising Bank, yang ditentukan dalam L/C untuk memeroleh pembayaran atas L/C
2. Negotiating Bank akan memeriksa kelengkapan dan keakuratan dokumen pengapalan yang dikirimkan eksportir, jika cocok dengan yang diisyaratkan L/C maka negotiating Bank akan melakukan pembayaran sesuai tagihan eksportir dari dana L/C yang tersedia
3. Negotiating Bank akan mengirimkan dokumen pengapalan kepada opening Bank untuk mendapatkan reimbursement atas pembayaran yang dia lakukan kepada Eksportir
4. Opening Bank, akan memeriksa kelengkapan dan keakuratan dokumen pengapalan, jika cocok dengan yang diisyaratkan L/C maka opening Bank akan memberikan pelunasan pembayaran (reimbursement) kepada negotiating Bank
5. Opening Bank selanjutnya memberitahukan penerimaan dokumen pengapalan kepada Importir. Importir akan menyelesaikan pelunasan dokumen itu untuk mendapatkan dokumen pengapalan yang berfungsi untuk mengambil barang pesanan dari shipping agent dan bea cukai setempat